介護業界で今、静かな変革が始まっています。タイムスタディアプリ「ハカルト」のユーザー限定コミュニティ「ハカルトコミュニティ」が、2024年12月の第1回開催から2025年10月までの10ヶ月間で、オンライン形式にて延べ200名以上の介護現場のリーダーたちと共に、生産性向上という挑戦に取り組んできました。
毎月開催されるオンラインセッションでは、生産性向上推進体制加算の取得方法、タイムスタディの実践、データ分析、業務改善の進め方まで、教科書には載っていないリアルな知見が交わされています。
「やってみた」から学ぶ、リアルな実践知
コミュニティの最大の特徴は、「理論」ではなく「実践」を重視していることです。
初回から、実際に生産性向上推進体制加算を「いきなり加算1」で取得し、その後の運営指導を受けた事業所が登壇。行政から何を求められたのか、議事録やシフト表の整備はどうしたのか、職員の「監視されている」という抵抗感をどう乗り越えたのか——成功だけでなく、苦労や失敗も包み隠さず共有されました。
「タイムスタディで5日間計測したら、想定以上に『探し物』や『移動時間』が多いことが判明。5S（整理整頓）の重要性を再認識した」
こうした生の声が、参加者の「自分たちもできる」という確信につながっています。
測定して終わりじゃない。具体的な成果を生む
コミュニティで重視しているのは、「測定」や「分析」で終わらず、実際の業務改善につなげることです。
参加施設からは、具体的な成果が次々と報告されています。
申し送り時間の劇的短縮
朝の申し送りに40〜50分かかっていた施設が、「本当に必要な情報だけを共有する」方針を徹底。現在は平均30分、早い時で20〜25分まで短縮に成功。捻出した時間で「朝食後の体操」など、利用者のための時間を創出しています。
夜間ケアの革新
高吸収のケア用品を導入し、夜間の排泄ケアを「一日トータル三回排泄」へ移行。夜間の排泄時間が減少し、利用者の睡眠が安定。同時に夜勤職員の負担も大幅に軽減されました。
介護補助員の戦略的活用
リネン交換や居室清掃などの間接業務を介護補助員にシフト。介護職員が直接ケアに専念できる時間が増加しました。
データ分析のスキルを、実践で身につける
タイムスタディを実施したものの、「データをどう読み解けばいいかわからない」——そんな悩みを抱える施設は少なくありません。
ハカルトコミュニティでは、参加施設の実際のデータを題材に、全員参加型のワークショップを展開。データの見方から改善策の立案まで、実践しながら学ぶスタイルを貫いています。
10回で積み上げてきた3つの学び
10回の開催を通じて、コミュニティでは幅広いテーマを扱ってきました。参加者のニーズに応えながら、段階的に内容を深めてきた成果を、3つの切り口でご紹介します。
1.実務の基盤づくり
加算取得のリアルを知る
生産性向上推進体制加算を実際に取得した施設の体験談から、申請書類の準備方法、運営指導で確認される項目、行政とのやり取りのポイントまで、実務に直結する情報を共有しました。
タイムスタディの実施方法を確立
ハカルトの操作方法から、測定項目の設定、職員への説明の仕方、測定期間の設定まで、初めて取り組む施設が最もつまずきやすいポイントを丁寧にカバーしました。
2.データ活用の実践力
分析の思考法を身につける
「負のスパイラル」から「好循環」への転換というフレームワークや、多角的な分析視点、「なぜなぜ分析」による根本原因の探求など、データを読み解くための思考法を実践的に習得しました。
仮説検証のサイクルを回す
「測定前に仮説を立てる→データで検証する→改善策を実行する→再度測定する」というPDCAサイクルの回し方を、実例をもとに学習しました。
3.現場課題の深掘りと解決
ICT機器の最適活用を探る
見守りセンサー、インカム、介護記録ソフトなど、導入したICT機器を現場でどう活用するか。「導入したのに使われない」「かえって業務が増えた」といった課題に対し、運用ルールの明確化、対象者選定基準の策定など、具体的な解決策を議論してきました。
ケアアシスタントの戦略的配置を考える
介護補助員を導入したものの、業務の組み合わせや配置が最適化されていない施設が多数。「補助員の出勤時間に施設全体のオペレーションを合わせる」という逆の発想や、業務の標準化など、補助員の能力を最大限に引き出す方法を探求しました。
参加者同士が教え合う、学び合う
回を重ねるごとに、コミュニティの雰囲気も変化してきました。
初期は「教えてもらう」姿勢が中心だった参加者が、現在は自施設のデータを持ち寄り、互いにアドバイスし合う関係性に発展しています。
「この時間帯に業務が集中しているのはなぜ?」
「うちの施設では、こういう工夫で解決しました」
参加施設同士が互いのデータを見ながら、具体的な改善案を出し合う——そんな相互支援の文化が育ちつつあります。
ハカルトが目指す、本当のゴール
ハカルトコミュニティが目指しているのは、単なる「業務時間の削減」ではありません。
削減した時間を、利用者との関わりや質の高いケアに転換すること。入院で機能が低下し介護度が上がるという負のスパイラルを断ち切り、自立支援介護を実現するための時間を創出すること。そして、利用者のQOL向上と職員の働きやすさを両立させること——それが真のゴールです。
「ハカルトはあくまでツール。最終的に大切なのは、利用者と職員がともに最高の生活を送れる環境づくり」
この理念のもと、コミュニティでは全国の仲間と共に、介護の未来を創る挑戦を続けています。
まとめ：これからも続く学び合いの場
10回のコミュニティ開催を通じて、はっきりと見えてきたことがあります。
データに基づく改善は、確実に成果を生む
そして、その成果を最大化するのは、同じ志を持つ仲間との学び合いです。
- タイムスタディをどう始めればいいかわからない
- 生産性向上推進体制加算の取得を検討している
- ICTを導入したが、うまく活用できていない
- データは取ったが、分析方法がわからない
- 他施設の取り組みを知り、自施設のヒントにしたい
一つでも当てはまるなら、ハカルトコミュニティがあなたの課題解決をサポートします。
ハカルトコミュニティは、ハカルトをご利用中の事業所であれば誰でも参加可能です。
今後も継続して開催してまいりますので、ぜひご参加ください。
お問い合わせ
株式会社最中屋 ハカルトコミュニティ事務局
hakaruto@monakaya.com